Сначала уточните, нужен ли клиенту такой вариант
Лист ожидания полезен, когда человек хочет записаться, но подходящего времени сейчас нет. Вместо обещания «я что-нибудь придумаю» предложите конкретный вариант: «Сейчас вечер занят. Сообщить вам, если появится окно на этой неделе?» Добавляйте пожелание только после положительного ответа.
Сразу объясните, что место пока не забронировано. Клиент может продолжать искать другое время, а вы не обязаны расширять рабочий день ради списка. Если человеку нужен строго определённый день, не заменяйте его запрос общим «готов прийти когда угодно».
Запишите минимум, который помогает подобрать время
Достаточно имени, удобного способа связи, услуги и подходящих интервалов. Добавьте дату, после которой запрос теряет смысл. Например: «Марина, маникюр, будни после 17:00, актуально до 20 ноября, связь сообщением». Это вымышленный пример рабочей записи.
Держите список в одном месте с ограниченным доступом, без публичных таблиц с телефонами. Перед добавлением проверьте, нет ли уже такого запроса. Не приписывайте KiDi автоматический подбор очереди: описанный здесь порядок можно вести вручную в выбранном рабочем инструменте.
Подбирайте клиента под длительность окна
После отмены сначала проверьте, сколько времени действительно свободно и какую услугу можно выполнить полностью. В часовое окно нельзя ставить полуторачасовую процедуру в надежде закончить быстрее. Учтите подготовку места и начало следующего визита.
Затем посмотрите подходящие запросы. Можно придерживаться простого порядка: сначала предлагать время тому, кто раньше оставил совпадающее пожелание. Если клиенту подходит только вечер, не отправляйте ему каждое утреннее окно. Так список остаётся полезным, а сообщения — ожидаемыми.
Отправьте одно понятное предложение
Пример сообщения: «Марина, вы просили сообщить о вечернем времени. Освободилось 18 ноября в 17:30 на маникюр, длительность — 1 час 30 минут, стоимость — [ваша цена]. Вам подходит? Пока запись не подтверждена». Все даты и параметры в примере нужно заменить на реальные.
Заранее выберите понятный порядок: либо держите окно до согласованного времени ответа, либо честно говорите, что оно остаётся открытым для записи. Если удерживаете время, исключите параллельное бронирование в основном расписании. Не отправляйте нескольким клиентам обещание одного и того же места.
После ответа завершите процесс
Когда клиент согласился, ещё раз проверьте доступность, создайте запись и отправьте итог: услуга, дата, время, адрес и стоимость. Затем закройте его запрос в листе ожидания. Если ответа нет, действуйте по заранее оговорённому порядку и перед следующим предложением проверьте календарь.
Раз в неделю убирайте неактуальные пожелания и уточняйте только те, срок которых ещё не истёк. Для оценки процесса достаточно отмечать, сколько подходящих окон вы предложили и сколько превратилось в подтверждённые визиты. Эти наблюдения помогут понять, какие дни востребованы; гарантировать заполнение каждой отмены лист ожидания не может.
Материал подготовлен редакцией KiDi. Примеры помогают организовать работу; выбирайте подходящий процесс под свои услуги и клиентов.